Préparer un stage – Ou comment ne pas perdre les pédales.

Par Emily Jackman

Les stages sont de formidables occasions d’attirer de nouveau pratiquants, de permettre aux anciens de s’entraîner avec des enseignants de haut niveau tout en bâtissant votre réseau de connaissance. Mais que se passe-t-il quand vous êtes chargé de toute la préparation? Par où commencer et comment ne pas couler une bielle en cours de route?

Or donc, comme le chante une nonne célèbre: “il n’est qu’une bonne méthode, c’est prendre le bon départ”. Quelles sont les ingrédients de bases pour organiser un stage?

  • Le lieu
  • Les enseignants
  • l’équipement
  • Les participants

On peut aussi considérer dans un deuxième temps

  • Les assurances
  • Transports/parking
  • Les repas
  • l’hébergement

Prenons les uns par un et voyons comment ils s’articulent.

Le lieu

Si vous avez la chance d’avoir déjà un dōjō, felicitations! Vous avez une longueur d’avance. Si c’est une location, un lieu partagé, confirmez la disponibilité et le prix pour vos dates prévisionnelles bien à l’avance.

Si vous êtes à la recherche d’un lieu là aussi, la clef est d’obtenir confirmation longtemps.. En fonction de la saison et des manifestations locales, réserver un lieu correct peut nécessiter de rester souple sur les dates. Vous aurez peut-être à utiliser plusieurs lieux différents pour le stage, prenez en compte le transport de l’équipement de l’un à l’autre.

N’hésitez pas à négocier sur le prix et les services. Si vous avez une idée du nombre de participants que le lieu peut accueillir, déterminez combien vous seriez prêt vous-même à payer pour le stage et multipliez pour savoir si le prix est compétitif. À moins d’avoir un joli pactole, assurez-vous de ne pas vous retrouver complètement essoré à la fin. Une simple formule:

Prix du stage par jour = Coût total de la location* / (Nombre de participants x Nombre de jours)

*d’éventuels coûts supplémentaires, comme le transport et l’hébergement, seront pris en compte ici.

Si le coût total de location est de 1000€ pour 2 jours et peut accueillir 20 personnes, il faut alors un prix de 25€ par jour et par personne pour équilibrer le budget. Evaluez si ce prix semble raisonnable, si vous proposez une remise pour le stage complet au lieu d’une participation par jour. Par sécurité, je préfère me baser sur un plus petit nombre de participants plutôt que sur le maximum possible.

Examinez attentivement l’état du sol. Le béton revêtu peut avoir bon aspect, mais toujours difficile pour les pieds nus. Les vieux planchers peuvent présenter échardes et déformations néfastes pour la pratique. Visiter les lieux et si vous pouvez, essayez le sol pieds nus pour vous rendre compte.

Faites-vous un questionnaire standard pour le gérant du lieu, de manière à pouvoir comparer:

  • Y-a-t’il un parking? Est-il payant?
  • Est-il à proximité des transports, ou de l’hébergement que vous recommandez?
  • Peut-on apporter des repas de l’extérieur?
  • Une assurance dommages/blessures est-elle requise?
  • Y-a-t’il des toilettes et/ou vestiaires fonctionnels?
  • Y-a-t’il un moyen de stockage du matériel pour la nuit durant le stage?
  • Devez-vous payez des arrhes, et dans quelles conditions sont-ils retenus?
  • Y-a-t’il des frais d’annulation? Quel est le delai de retractation?
  • Y-a-t’il des frais supplémentaires de personnel/gardiennage/nettoyage?
  • Quels sont les horaires d’utilisation, et les éventuels frais en cas de dépassement?
  • Y-a-t’il une cuisine et fait-elle partie de la location?

Les enseignants

Si tout va bien c’est une des premières choses sur laquelle vous avez l’information: qui va venir diriger le stage. Je suggérerais de solliciter votre réseau, pour voir qui vous pourriez motiver à participer. La Fédération Japonaise de Jūkendō est très allante pour diffuser la discipline, prenez contact pour voir ce que vous pouvez obtenir. Assurez-vous d’être bien au clair avec les attentes des instructeurs en terme de logement, transport, repas, etc… Trouvez quelles dates les arrangent et planifiez votre stage en fonction si vous le pouvez.

L’équipement

Dites-vous que tout le monde ne possèdera pas l’équipement adéquat. En fonction de l’objectif du stage, vous devez clairement annoncer les pré-requis aux participants: doivent-ils seulement amener leur armure ou doivent-ils posséder leur propre kata et mokujū? Avez-vous assez de matériel de prêt pour équiper tout le monde, ou cela limitera-t-il le nombre de participants?

Avec de la chance un particulier/une entreprise sympathique peut sponsoriser votre événement sous forme monétaire ou d’équipement. Dans le cas contraire, prenez contact avec les autres clubs alentours pour voir s’ils peuvent vous aider. Si vous faites partie d’une fédération d’art martial affinitaire demandez si elle subventionne le démarrage d’une nouvelle discipline.

Sachez clairement combien de personnes le matériel en votre possession peut équiper. Cela peut nécessiter d’être créatif lors de l’élaboration du stage, par exemple faire Jūkendō avec la moitié de l’effectif tandis que l’autre fait Tankendō, puis inversement.

Les participants

Motiver et faire participer les gens peut s’avérer difficile lorsqu’il s’agit d’une nouvelle discipline. La plupart d’entre nous pratique déjà un autre art, faites de votre mieux pour éveiller l’intérêt. Si les gens aiment se taper dessus avec des bambous, ils seront probablement curieux d’en essayer un nouveau. Utilisez les réseaux sociaux pour repérer les groupes locaux aux centre d’intérêts proches, centre culturels japonais, universités. Fournissez un moyen facile de vous recontacter et donnez autant d’informations que possible.

J’aime avoir une idée du nombre potentiel de participants assez tôt, et faire un enquête d’intérêt sur Google Forms ou juste un sondage par réseau social peut vous aider à évaluer l’engouement que suscite votre démarche. Quand aux inscriptions proprement dites, lancez-les en avance pour que les gens puisse organiser leurs vacances/voyage, et rendez-les aussi simples que possible. Si vous pouvez créer un fichier qui calcule automatiquement les frais selon les choix, génial! Ou encore utiliser les modèles d’inscription RSVP de Google Forms.

Profitez des inscriptions pour recueillir autant d’information pertinente que possible? Sont-ils mineurs et ont besoin d’un accord parental? Ont-ils leur propre équipement? Ont-ils une assurance sportive?

Les assurances

Ça c’est toujours amusant. Selon votre pays, les lois, le lieu où se déroulera votre stage, vous aurez peut-être à ajouter une assurance au frais. Si vous avez déjà une assurance de club ou si les participants confirment en posséder une, ce devrait être bon. Mais si une assurance supplémentaire est nécessaire, renseignez-vous sur les coûts à l’avance. Faites faire des devis et incluez les dans les frais d’inscription au plus tôt pour éviter les mauvaises surprises plus tard.

En ce qui concerne les assurance voyage personnelles, vous pouvez jeter un œil sur des courtiers comme World Nomads (www.worldnomads.com) qui couvrent aussi les arts martiaux, ce qui n’est pas le cas de tous.

Transports / parking

Évaluez l’accessibilité du lieu choisi. Les participants vont avoir pas mal d’équipement avec eux, sera-t-il aisé dans ce cas de s’y rendre? Expliquez clairement les moyens de transports disponibles ou si il s’agit d’un lieu plutôt à l’écart, envisagez les possibilités de louer minibus ou camionnette pour transporter l’équipement et permettre aux gens de se déplacer sans avoir à tout trimballer. Si l’option location de véhicule est retenue, pensez au coût supplémentaire, au parking, et à qui va le conduire.

Les repas

Si vous prévoyez de proposer des repas durant le stage, vérifiez si amener de la nourriture extérieure ne pose pas de problèmes dans le lieu choisi. Évaluez un prix raisonnable pour ces repas et décidez comment ils vont arriver sur place. Y-aura-t’il des frais de livraisons? Peuvent-ils prendre en compte allergies ou régimes spéciaux?

Si vous pouvez utiliser la cuisine du lieu, regardez quels ustensils sont à disposition et ce que vous devriez amener pour que les gens puissent préparer leurs propres repas. Y-a-t’il un réfrigérateur, un micro-onde, un toaster? Y-a-t’il couverts, assiettes, verres? Faut-il faire la vaisselle à la main ou y-a-t’il un lave-vaisselle, et qui sera le veinard qui devra le vider?

Autrement, recensez les possibilités de manger à proximité du lieu de stage et informez-en les participants. Quels sont les bons coins pas chers à moins de 5 minute?

Vous pouvez aussi prévoir une soirée d’accueil/d’adieu, auquel cas réservez en avance. Les menus décidés d’avance simplifient grandement la vie, mais assurez-vous que c’est un endroit facilement accessible.

L’hébergement

Ceci se pose si vous avez des participants venant de loin… comme les enseignants par exemple. Si le club doit payer l’hébergement, incluez-le dans les coûts de stage, ou voyez si vous pouvez obtenir une subvention/donation pour le financer séparément. Visitez l’hébergement et, si possible, passez-y une nuit pour être sûr de ne pas recommander une auberge de film d’horreur.

Faites en sorte que les options d’hébergement ne dissuadent pas de participer. Si vous avez un groupe assez nombreux, n’hésitez pas à discuter avec le gérant pour des prix négociés. Si la réservation est très en avance, ou qu’il s’agit d’un gros groupe, ou que c’est la basse saison, vous pouvez obtenir des prix attractifs.

Vous pouvez aussi faire preuve de créativité: louer une maison ou un appartement entier pourvus de nombreuses chambres ou de lits et le proposer aux participants. Ils auront peut-être à faire eux-même leurs lits, mais ca peut se révéler économique. Est-ce que les locaux seraient prêt à loger des participants? Faites jouer votre réseau!

Pour conclure

Préparez-vous bien  l’avance si vous le pouvez et envisagez les scénario-catastrophes. L’argent est le nerfs de la guerre, s’il faut payer des acomptes, les sortez-vous de votre poche, et en avez-vous les moyens? Renseignez -vous sur les possibilités de financement locales pour amortir le choc et si les choses tournent mal, que vous ne retrouviez pas dans une position financière.

Enfin, le meilleur conseil que je puisse donner est de demander de l’aide. Si c’est un événement de taille modeste, vous serez peut-être capable de vous en sortir seul, mais il y a des chances de perdre les pédales si vous manquez de temps, d’argent ou si vous n’êtes pas le Napoléon de l’organisation. Demander simplement conseil peut donner des idées sur comment rentabiliser temps et efforts. Ne laissez pas la frustration s’accumuler, parlez-en, même si c’est au poster philosophique d’Alex Bennett accroché sur votre mur*.

*Je tiens à préciser que je n’ai pas de poster d’Alex au mur. Il m’arrive cependant de parler à ses livres sur mes étagères.

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