Autor: Emily Jackman
Seminaria to doskonała okazja, by przyciągnąć nowicjuszy, a tym, którzy już trenują, zapewnić okazję do ćwiczeń pod okiem najlepszych instruktorów – a do tego nawiązać lub podtrzymać kontakty pomiędzy praktykantami budo. Łatwo powiedzieć – jednak co zrobić, kiedy to ty jesteś odpowiedzialny za zaplanowanie tego wszystkiego? Od czego zacząć i jak nie oszaleć?
Cóż, cytując Dźwięki Muzyki – zacznijmy od początku, to najlepsze miejsce, by zacząć. Jakie podstawowe rzeczy trzeba zorganizować w przypadku takiego przedsięwzięcia, jakim jest seminarium?
- Miejsce do ćwiczeń
- Instruktorzy
- Sprzęt
- Uczestnicy
Należy zastanowić się też nad:
- Ubezpieczeniem
- Transportem i parkingiem
- Wyżywieniem
- Zakwaterowaniem
Przyjrzyjmy się wszystkim aspektom po kolei i przeanalizujmy, jak na siebie wpływają:
Miejsce do ćwiczeń
Niektórzy szczęśliwcy już od początku mają zapewnione miejsce do treningu – gratulacje! Jeden problem z głowy. Jeśli sala jest dzielona z innymi lub wynajmowana, należy upewnić się, że w danym terminie będzie dostępna i ile będzie kosztować jej rezerwacja i użytkowanie.
Wczesna rezerwacja jest kluczowa – szczególnie w sezonie, gdy odbywa się więcej wydarzeń lokalnych. Często to właśnie konieczność dostosowania się do terminów określa, kiedy odbędzie się seminarium. Może się tak stać, że z braku jednego dostępnego miejsca, trzeba będzie organizować treningi w kilku różnych – wtedy warto pamiętać o transporcie pomiędzy lokalizacjami.
Trzeba też rozważyć opcję negocjowania ceny i udogodnień – jeśli wiesz, ilu maksymalnie uczestników może jednocześnie trenować w danym miejscu, przelicz, ile, jako uczestnik, byłbyś gotów/gotowa zapłacić za pełne seminarium i pomnóż przez zakładaną liczbę osób, by określić, czy dane miejsce się opłaca. Jeśli nie masz dużych funduszy, upewnij się, że nie zostaniesz z pustymi kieszeniami. Podstawowa formuła to:
Koszt seminarium/dzień = całkowity koszt wynajęcia sali* (liczba uczestników * liczba dni)
*jeśli trzeba wziąć pod uwagę koszty dodatkowe, takie jak transport i zakwaterowanie, dodaj je do kosztów całkowitych wynajęcia sali
Załóżmy, że koszt sali to 1000 zł za 2 dni, a na sali może trenować 20 osób, wtedy koszt jednostkowy (osoba/dzień) to 25 zł by rachunek był równy. Koszt ten powinien być rozsądny i można zastanowić się nad obniżeniem kosztu uczestnictwa w pełnym seminarium (na przykład dwa dni) w przeciwieństwie do udziału tylko jednego dnia. Lepiej zakładać niższą, niż maksymalną, liczbę uczestników, żeby się nie przeliczyć.
Przyjrzyj się podłodze – malowany beton wygląda ładnie, ale ciężko na nim ćwiczyć. Stare drewniane podłogi mogą być zbyt nierówne lub grozić drzazgami i być niezdatne do przeprowadzenia na nich treningu. Jeśli to możliwe, odwiedź wybraną salę, zdejmij buty i skarpetki i na własnych stopach poczuj stan podłogi.
Przygotuj standardowy zestaw pytań do zarządzającego salą, by porównać kilka opcji:
- Czy obiekt dysponuje miejscami parkingowymi i czy są one dodatkowo płatne?
- Czy w pobliżu znajdują się środki transportu publicznego lub rekomendowane zakwaterowanie?
- Czy można wnosić jedzenie z zewnątrz?
- Czy wymagane jest ubezpieczenie od zniszczeń sali lub zagrożeniu życia i zdrowia uczestników?
- Czy są sprawne toalety i/lub szatnie?
- Czy jest dostęp do bezpiecznego magazynku/schowka, który mógłby być użyty do przechowania sprzętu nocą?
- Czy konieczne jest wpłacenie zaliczki/zadatku i/lub kaucji, a jeśli tak, to w jaki sposób można je utracić?
- Czy konieczność odwołania seminarium wiąże się z dodatkową opłatą i w jakim maksymalnym terminie przed wydarzeniem można je odwołać bezpłatnie?
- Czy są dodatkowe opłaty za czyszczenie/zamknięcie/personel sali?
- W jakich godzinach można używać sali i czy są dodatkowe opłaty za przedłużenie tego czasu?
- Czy jest dostęp do kuchni lub urządzeń kuchennych/AGD i czy wchodzą w cenę wynajmu?
Intruktorzy
Prawdopodobnie to pierwsza rzecz, jaka przychodzi do głowy, gdy pojawia się w niej myśl o organizacji seminarium – kto je poprowadzi. Zachęcam do wykorzystania kontaktów, by zorientować się, kogo można zachęcić do przyjazdu – All Japan Jukendo Federation (Wszechjapońska Federacja Jukendo) działa w kierunku propagowania tej sztuki walki, więc warto się z nimi skontaktować i zobaczyć, kto z instruktorów mógłby być dostępny. Trzeba upewnić się, że prowadzący wiedzą o wszystkich niezbędnych aspektach, co jest zapewnione, a co nie, takich jak – zakwaterowanie, podróż, wyżywienie, itd. Później należy zadbać o zgodność dat i wedle tego planować całe wydarzenie.
Sprzęt
Nie wszyscy uczestnicy będą mieć ze sobą odpowiedni sprzęt. W oparciu o rodzaj seminarium, warto jasno przedstawić zasady: czy uczestnicy muszą zabrać własne bogu, czy potrzebują własnego mokuju i kata? Czy jest możliwość skorzystania ze sprzętu na miejscu? Czy masz pod ręką wystarczającą ilość sprzętu – i jeśli tak – czy wpłynie to znacząco na liczbę uczestników?
Jeśli masz szczęście, jakaś osoba lub firma może zdecydować się na sponsorowanie Twojego wydarzenia, co sprawi, że będziesz mieć potrzebne pieniądze lub sam sprzęt. Jeśli tak się nie stanie, warto porozmawiać z lokalnymi klubami i zapytać, czy mogliby pomóc w sprawie sprzętu. Jeśli jesteś członkiem innej organizacji związanej z budo, warto zorientować się, czy nie zaoferowałaby pomocy finansowej by wesprzeć inną sztukę na starcie.
Jasno określ, ile osób może trenować, korzystając ze sprzętu, który masz obecnie – czasem warto być kreatywnym jeśli chodzi o zaplanowanie seminarium i, przykładowo, podzielić uczestników na grupy jukendo i tankendo, które potem wymienią się rolami.
Uczestnicy
Zebranie grupy entuzjastycznych i chętnych do działania osób może być trudne w przypadku nowej sztuki walki. Większość z nich już jakąś trenuje, więc najlepiej wykorzystać już istniejącą pasję – jeśli podoba im się używanie jednej broni, prawdopodobnie chętnie spróbują i innej. Warto użyć do tego portali społecznościowych i poszukać innych lokalnych grup lub uczelni. Należy pamiętać o zostawieniu danych kontaktowych i jak największej ilości informacji.
Wolę mieć pojęcie o liczbie uczestników bardzo wcześnie, więc proszę zainteresowanych o wypełnienie ankiety lub formularza Google, albo nawet najprostszej sondy na portalu społecznościowym, by móc mniej więcej oszacować ilu mogłoby być chętnych na takie seminarium. Jeśli chodzi o sam proces rejestracji, warto zacząć go wcześnie, by umożliwić wszystkim zaplanowanie podróży i wzięcie urlopu, jeśli to konieczne. Idealnie byłoby stworzyć arkusz, który automatycznie kalkulowałby opłaty na podstawie wybranych opcji. Inną możliwością są właśnie formularze Google z szablonem RSVP by zapisywać zgłoszenia.
Wykorzystaj ten moment, by zebrać jak najwięcej ważnych informacji przy rejestracji. Na przykład to, czy uczestnicy są pełnoletni, czy będzie potrzebna zgoda rodzica/opiekuna na ich udział. Czy mają własny sprzęt i czy są ubezpieczeni, a ubezpieczenie to obejmuje udział w wydarzeniach sportowych?
Ubezpieczenie
To zawsze ciężki temat – w zależności od lokalnych przepisów, może okazać się konieczne wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia i wliczenie tego w koszt seminarium. Jeśli Twój klub posiada już ubezpieczenie, lub jeśli uczestnicy mają własne, raczej nie musisz dodatkowo go zapewniać, jednak trzeba się upewnić o tym zawczasu, by nie zabrakło funduszy w krytycznym momencie. Jeśli wymagana jest płatność, wlicz ją wcześnie w opłaty za uczestnictwo.
W przypadku osób indywidualnych, warto polecić ubezpieczenia podróżne, takie jak World Nomads (http://www.worldnomads.com) – pokrywają oni wydatki związane z uprawianiem sztuk walki, co jest rzadkością u innych firm.
Transpor i parking
Zastanów się nad tym, czy wybrana sala jest korzystnie położona i dostępna, gdyż uczestnicy seminarium muszą zabrać ze sobą całkiem pokaźne bagaże (w tym sprzęt) – jak ciężko będzie im dotrzeć na miejsce? Warto od samego początku określić wszystkie opcje jeśli chodzi o transport, a jeśli miejsce jest położone z dala od centrum miasta, może warto byłoby zastanowić się nad wynajęciem busa lub vana do przewozu osób i/lub sprzętu? W takim wypadku trzeba wliczyć w koszt wynajem, ubezpieczenie, parking, a także zdecydować, czy zatrudnia się kierowcę, a jeśli nie – kto będzie prowadził.
Wyżywienie
Planując seminarium, na którym zamierzasz zapewnić uczestnikom wyżywienie w przerwach między treningami, sprawdź, czy na obiekt można wnosić własne jedzenie. Zastanów się, ile powinny kosztować posiłki i czy trzeba płacić za dostawę, szczególnie przy większych zamówieniach, a także ile ona potrwa. Weź pod uwagę preferencje żywieniowe, diety (np. wegetarian) i alergie – najlepiej takie informacje pozyskać wcześnie, najpóźniej przy rejestracji.
Jeśli na obiekcie znajduje się kuchnia, ustal, jakie urządzenia są na miejscu i czy uczestnicy mogą wziąć ze sobą własne jedzenie, na przykład do podgrzania. Czy mieliby dostęp do lodówki, mikrofalówki, czajnika? Czy są tam talerze i sztućce? Czy jest zmywarka lub miejsce na umycie brudnych naczyń?
Ewentualnie zorientuj się, jakie są opcje wyżywienia w okolicach sali i podaj tę informację uczestnikom – najlepiej w odległości około 5 minut od miejsca treningów.
Prawdopodobnie zgodnie z tradycją planujesz obiad/kolację powitalną/pożegnalną – jeśli tak, zarezerwuj miejsce wcześnie. Określone menu upraszcza życie, ale upewnij się, że uczestnicy dadzą radę tam dojechać, a knajpa oferuje dobre jedzenie i picie, które sprosta oczekiwaniom.
Zakwaterowanie
To jeden z głównych problemów dla podróżujących na seminarium spoza miasta lub kraju… w tym także dla instruktorów. Jeśli Twój klub oferuje opłacenie lub organizację zakwaterowania, trzeba to uwzględnić w koszcie uczestnictwa lub, ewentualnie, zorganizować osobną zbiórkę pieniędzy. Warto sprawdzić osobiście polecane zakwaterowanie, a nawet przenocować tam raz, by upewnić się, że nasi goście nie trafią do miejsca rodem z horrorów klasy ‘B’.
Upewnij się, że hotele czy kwatery nie wykraczają poza możliwości finansowe typowego uczestnika – jeśli w jednym miejscu planuje nocować większa grupa, może warto porozmawiać z menadżerem hotelu i wynegocjować zniżkę? Jeśli planujesz to z dużym wyprzedzeniem, szczególnie poza sezonem, powinno udać się zadowolić wszystkie strony.
Możesz też wykazać się kreatywnością – zobacz, czy nie warto zarezerwować całego domu lub apartamentu z wieloma pokojami i łóżkami. Może uczestnicy niekoniecznie lubią sami ścielić łóżka, ale jest wysoce prawdopodobne, że taka opcja okazałaby się korzystniejsza finansowo. A może w okolicy mieszkają członkowie klubu lub znajomi, którzy przygarnęliby przyjezdnych na kilka nocy> Wykorzystaj sieć kontaktów i sprawdź też taką opcję. Niektóre obiekty lub sale pozwalają uczestnikom na nocleg na miejscu – wtedy upewnij się, czy wiąże się to z dodatkowymi opłatami, czy dostępne są łazienki, a może kuchnie, a także czy na miejscu są maty lub materace, które można wykorzystać – nie zapomnij w przypadku takiej opcji zaznaczyć, co musi zabrać ze sobą uczestnik (np. Śpiwór i poduszkę).
Na koniec
Zacznij planować wszystko z naprawdę dużym wyprzedzeniem i zastanów się nad najgorszymi scenariuszami – pieniądze są jednym z głównych problemów. Jeśli musisz opłacić wszystko przy rezerwacji, to możesz skorzystać z własnych środków lub wymagać wczesnych opłat – pomyśl, czy stać Cię na to. Warto sprawdzić opcje finansowania, które mogą Cię wspomóc w sytuacjach, w których wydasz ostatni grosz przy niezaplanowanych pilnych wydatkach.
Najlepszą radą, jakiej mogę Ci udzielić, jest to, by nie bać się prosić o pomoc. W przypadku małych seminariów może i dasz radę zorganizować wszystko jednoosobowo, ale można przy tym oszaleć, szczególnie, że czas goni, pieniądze znikają, a wszystko wydaje się walić. Nawet prośba o radę może dostarczyć Ci pomysłów na to, jak najlepiej zorganizować wszystko pod kątem czasu i wysiłku. Nie pozwól, by zjadł Cię stres – wygadaj się, nawet jeśli Twoim rozmówcą będzie inspirujący plakat z Alexem Bennettem na Twojej ścianie*.
*nie, wcale nie mam plakatu z Alexem… ale czasem zdarza mi się rozmawiać z jego książkami, które stoją na półce.
Odpowiedź